Ситуация действительно неприятная, но решаемая. Мы подскажем чёткий алгоритм — так вы закроете вопрос без рисков для организации и сотрудника.
Важное предупреждение! - не пытайтесь исправить запись в военном билете самостоятельно (зачеркнуть, вписать от своего имени). Это незаконно и может быть расценено как подделка документа.
Что делать?
- Зафиксируйте факт. Сделайте копию военного билета и приложите её к личной карточке сотрудника. В карточке рядом с проблемной записью напишите краткую пометку (например: «Неоговоренное исправление в графе Х. Требуется уточнение в военкомате») и поставьте дату. Это ваша страховка: вы покажете, что заметили неточность и не внесли её в учёт самостоятельно.
- Поговорите с сотрудником. Вежливо объясните ситуацию. Скажите, что по правилам все исправления в военном билете должны быть официально заверены (обычно в разделе «Особые отметки» ставит подпись военный комиссар). Предложите помочь: сотрудник сам обратится в военкомат, где состоит на учёте, чтобы там разобрались и узаконили запись.
- Направьте информацию в военкомат. Не ждите, пока сотрудник сам всё решит. Ответственный за воинский учёт в организации обязан сообщить в военный комиссариат (или в управление КГБ по области, если речь о запасе органов госбезопасности) о выявленной неточности. Можно направить служебную записку или письмо с описанием ситуации и копией документа. Так вы переложите ответственность за устранение на профильный орган и зафиксируете свой вклад.
- Дождитесь уточнения. После того как военкомат внесёт необходимые правки (или подтвердит, что запись верна), сотрудник должен предоставить обновлённый документ. Тогда вы сможете спокойно вести учёт — в личной карточке будут только легитимные данные.
Почему так? В белорусском законодательстве (в частности, в Положении о воинском учёте, утверждённом постановлением Совета Министров) прямо прописано: при обнаружении в военных билетах неоговоренных исправлений их владельцы направляются в военный комиссариат для уточнения документов воинского учёта. Ваша задача как работодателя — не игнорировать сигнал, а запустить этот механизм.
Если сотрудник уклоняется от визита в военкомат или возникают спорные моменты (например, непонятно, действительно ли это ошибка или особая отметка просто плохо читается), напишите в местный военкомат за разъяснением — специалисты помогут разобраться.
Главное! — действовать последовательно и сохранять все документы и переписку. Это защитит и организацию, и самого сотрудника в случае проверок.
Чтобы избежать сложных моментов при ведении Воинского учёта предлагаем пройти обучающий курс "Воинский учёт в организации" в нашем центре. С программой обучения можно ознакомиться на странице курса (жмите на ссылку!): https://yultan.by/kursy/kursy-kadrovikov/413-voinskiy-uchet-i-voennoobyazannye.html
