Кейс для обучающего курса «Архивариус» в Республике Беларусь

Представим Вам кейс, который был разработан для проведения однодневного семинара. В данном семинаре принимали участие слушатели курса, которые успешно прошли обучение по направлению "Архивариус / специалист архивного дела".

Данный кейс учитывал требования законодательства «Об архивном деле и делопроизводстве». Этот закон регулирует отношения, связанные с накоплением, хранением, учётом и использованием документов, а также созданием и деятельностью архивов.

Пример кейса

Ситуация:

В государственном учреждении образования возникла необходимость систематизировать и передать в архив документы, связанные с учебной деятельностью за последние 10 лет. Среди них - учебные планы, отчёты, протоколы заседаний педагогического совета, личные дела студентов и другие материалы. Однако в учреждении нет чёткого регламента по работе с архивными документами, и сотрудники не знают, как правильно организовать этот процесс.

Задача для слушателей курса:

Разработать план действий по систематизации и передаче документов в архив, учитывая требования законодательства РБ. В плане необходимо предусмотреть следующие этапы:

1. Инвентаризация имеющихся документов и их классификация по категориям.

2. Определение сроков хранения для каждой категории документов на основе действующих перечней.
3. Формирование дел согласно установленным правилам (шифрование, систематизация, оформление обложек и внутренних описей).
4. Подготовка описей дел постоянного и временного хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение или уничтожения материалов с истёкшими сроками хранения.

5. Организация передачи документов в архив с соблюдением требований к их сохранности и учёту.

 

- В учреждении есть электронные документы, которые также необходимо учесть в плане.

- Среди документов есть материалы, содержащие персональные данные, что требует особого внимания к вопросам конфиденциальности.

 

1. Какие нормативные акты (кроме основного закона) необходимо учесть при решении задачи (например, Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, Инструкция о порядке доступа к архивным документам и др.)?
2. Как правильно оформить передачу документов в архив? Какие документы для этого потребуются?
3. Как обеспечить сохранность документов в процессе их хранения и передачи?
4. Какие меры нужно предпринять для работы с электронными документами и их архивирования?

5. Как организовать учёт и контроль за движением документов?

Ожидаемые результаты:

- Слушатели должны продемонстрировать знание законодательства в сфере архивного дела.
- Умение применять нормативные требования на практике.
- Навыки работы с разными типами документов (бумажными и электронными).

- Понимание важности соблюдения правил конфиденциальности и сохранности архивных материалов.

 

Для углубления кейса можно добавить следующие элементы:

- Ситуационные осложнения: например, часть документов повреждена или отсутствует, есть разногласия с экспертной комиссией по срокам хранения.
- Ролевая игра: разделить группу на команды, где одни будут играть роль архивариусов, другие—экспертной комиссии или представителей государственного архива.
- Использование реальных документов: предоставить образцы документов (учебные планы, личные дела и т.д.) для практической работы.

- Работа с программным обеспечением: если курс включает изучение специализированных программ для электронного документооборота, можно включить задание по вводу данных в систему.